Anche per questa volta è andata, e l’inventario di fine anno lo avrete probabilmente fatto. Ma come, e quanto tempo e risorse ci avete perso? Di seguito vi diamo una checklist di 6 errori frequenti in fase di inventario in molti negozi di abbigliamento. Quanti di questi vi suonano familiari?
SOMMARIO
- Fare un solo inventario a fine anno
- Chiudere l’inventario in poco tempo e in modo caotico
- Organizzare inventari incoerenti logicamente
- Affidarsi a strumenti obsoleti o poco pratici
- Gestire male le risorse a disposizione
- Perdere dati (e ottenere risultati inesatti)
1. Fare un solo inventario a fine anno
Quello obbligato di chiusura di bilancio, cioè. A dire il vero, per chi si occupa di abbigliamento gli inventari devono essere ripetuti almeno due volte, al cambio di stagione. Il cambio di collezione obbliga infatti a stilare una lista del venduto e delle rimanenze più di una volta all’anno, ma ciò non significa necessariamente che sia abbastanza.
Il momento cruciale del cambio articoli presenta insidie importanti anche se viene fatto due volte in luogo di una. Perché? Perché si lavora di fretta, si concentrano le operazioni in poco tempo e con la testa in mille altre cose affaccendata. Spesso, poi, manca proprio lo spazio per muoversi, per esempio perché occupati a cambiare l’allestimento negozio.
Più in concreto, un inventario poco frequente porta svantaggi diretti all’attività commerciale. Una gestione del magazzino poco efficace, quindi scarsa conoscenza di giacenze e volumi di vendita. Potreste allora accettare un ordine online non sapendo che l’articolo non è presente in magazzino. Conseguenza? Perdere tempo e buone referenze per i ritardi nella consegna.
In tema di inventario, poi, c’è anche la scarsa conoscenza dello spazio fisico del magazzino. E quindi dover cercare uno stock su tutti gli scaffali perché non si ha proprio idea di dove si trovi.
Come ovviare a questi inconvenienti? Per esempio con l’inventario a rotazione, o inventario continuo. Si conta a intervalli ravvicinati per piccole quantità di giacenze e si registrano gli scostamenti. Si ha così una fotografia in tempo reale della situazione. Il vantaggio? Meno stress, minori probabilità di errore. Lo svantaggio? È una procedura relativamente più costosa.
2. Chiudere l’inventario in poco tempo e in modo caotico
Diretta conseguenza di eseguire il processo in un’unica soluzione, non stop. Succede, specialmente con il riepilogo di fine anno: si approfitta della chiusura settimanale o si ritaglia qualche giorno proprio per inventario e valutazione delle rimanenze.
Concentrare le operazioni in una sola tornata può servire in determinati frangenti, ma non è proprio il massimo della vita. Tra l’altro perché dovrete contare su uno staff che pensava magari di approfittare di un giorno di festa e si trova invece ancora ai posti di combattimento in negozio.
Non buono, no.
Al di là dell’umore di chi ci lavorerà, fare l’inventario in poco tempo porta con sé una sua dose di caos latente. Può essere perché si ha fretta, perché il negozio è grande, perché non si sa come separare la merce già inventariata dal resto dello stock, perché non ci sono abbastanza scanner a disposizione. I motivi sono diversi, ma una certa confusione in questi casi è fisiologica.
Un consiglio? Lavorate a zona.
- Fate una mappa del negozio e del magazzino, con le diverse aree da inventariare in evidenza.
- Assegnate ogni area a 1 o più operatori. Una volta completato il calcolo, questi aggiorneranno la mappa.
- Durante la conta, identificate uno spazio fisico dove sistemare, nel caso, la merce già inventariata per separarla da quella ancora da contare (o viceversa).
Dovrebbe funzionare.
3. Organizzare inventari incoerenti logicamente
E che vuol dire? Niente di strano, significa non riuscire a catalogare bene gli articoli, quindi perderli di vista tra le varie liste preparate nell’inventario. Che organizzeremo per …marca? collezione? tipo di capo? ubicazione?
Un problema che spesso fa capo a una organizzazione del magazzino poco efficace, e che il rendiconto periodico mette in luce.
Insomma, definire dei criteri univoci per catalogare le merci è una questione non da poco. Significa tenere in ordine il proprio magazzino, capire come e dove cercare anche gli articoli meno richiesti, avere un miglior polso della situazione, insomma. Perché è chiaro che il prodotto di punta saprò sempre dove trovarlo, ma quel vestito che è rimasto sepolto tra gli scaffali per tutta la stagione forse mi sono anche dimenticato di averlo, e potrà sfuggirmi in fase di inventario.
Risultati pratici? Potrei non contare delle scorte di magazzino, oppure conteggiarne altre più di una volta, sotto categorie diverse. Errori tipici di un approccio disordinato all’inventario, come anche del ricorso a supporti old-style come il buon vecchio foglio cartaceo.
Non per fare i moderni a tutti i costi, ma strumenti digitali come le app di gestione magazzino eliminano alla radice il problema. E anche la necessità dell’inventario, ma ne riparleremo. Per ora, limitiamoci a sottolineare l’importanza di mantenere un criterio coerente di catalogazione in fase di inventario.
4. Affidarsi a strumenti obsoleti o poco pratici
Appunto, il foglio cartaceo, ma anche la tabella Excel. Non è tanto il fatto che le liste che ne risultano siano poco maneggiabili a livello gestionale (e però le usate ancora, vero?). È più una questione di metodo, e in generale della tendenza a pensare alla fase di inventario come un unicum che, una volta eseguito, non serve più.
L’importanza, e il vantaggio, di affidarsi agli strumenti digitali è proprio quello di avere sempre a disposizione i dati sensibili del negozio. E parliamo di valore delle rimanenze, entità stock, ma anche indici di rotazione degli articoli e dati di vendita, insomma di informazioni preziose. Ecco perché è importante fare in modo che i risultati dell’inventario siano subito disponibili e analizzabili in un buon gestionale, magari specifico per negozio di abbigliamento.
Un inventario poco accurato, o troppo dispendioso, è anche il risultato dell’impiego di strumenti poco pratici. Perché potreste avere a disposizione gli scanner più sofisticati in circolazione, ma se ne avete solo due per catalogare tutta l’area negozio non andrete molto lontano. Dunque, scegliere gli strumenti giusti e le dotazioni più adatte per snellire le operazioni e renderle più pratiche.
Perché non usare lo smartphone per scansionare gli articoli, allora? App per la gestione mobile dell’inventario ce ne sono a bizzeffe. Al livello base, molte fanno da lettore di codice a barre: basta fotografare i codici con il telefonino. Utile quando si lavora in tanti e non ci sono abbastanza scanner a disposizione. La questione è come i dati raccolti vengono poi trasmessi al sistema che gestisce l’inventario.
Ecco perché è meglio pensare a una soluzione specifica, magari a un upgrade del gestionale aziendale per l’operatività mobile. Con Etos abbiamo per esempio creato una famiglia di app che portano alcune funzioni del nostro gestionale sui device di mobilità e, soprattutto, si integrano con il sistema centrale.
Per saperne di più: Le app di Etos per la gestione del negozio di abbigliamento da mobile
5. Gestire male le risorse a disposizione
Come si diceva prima: coinvolgere lo staff in tour-de-force da giorno festivo che è difficile affrontare con la giusta motivazione, per usare un eufemismo. Più seriamente, contare sulle proprie forze per gestire un’operazione complessa e delicata (si parla comunque di conteggi) può non essere la scelta migliore se:
- a. mancano gli strumenti giusti
- b. mancano le competenze necessarie
- c. manca il tempo per fare bene le cose
E non conta assoldare pochi rinforzi per l’occasione se b.mancano le competenze necessarie, appunto! Questo è tra l’altro uno dei motivi per cui molti negozi di abbigliamento, specie quelli più grandi, affidano l’inventario a ditte specializzate, che assicurano risultati chiavi in mano e, tra l’altro, promettono di non disturbare troppo le normali attività commerciali.
Lasciare l’impegno ad altri, oltretutto senza dover chiudere il negozio? Troppo bello per essere vero. E non è che non funzioni. Anzi, ci sono diversi operatori qualificati in circolazione. È che tutto ciò ha un costo, spesso non trascurabile. E poi, non è detto che gli addetti all’inventario abbiano questa gran conoscenza del vostro catalogo, e potrebbe servire comunque la vostra supervisione. Punto e a capo, insomma.
Un consiglio: pensate sia meglio gestire tutto tra di voi? Fatelo con metodo.
- Assegnate un tempo e delle risorse definite alle operazioni di inventario.
- Contate il numero di persone da coinvolgere, il monte ore necessario e tutte le azioni da svolgere.
- Ovviamente, studiate prima bene la situazione e l’entità del lavoro
Fatto? Bene, ora …date i numeri!
Nel senso di definire con precisione tempi e modi dell’inventario. Usate un software di project management di tipo agile (Monday, Trello etc.)? Perfetto, vi consentirà di pianificare le operazioni con precisione e di monitorarne l’avanzamento.
6. Perdere dati (e ottenere risultati inesatti)
I risultati dell’inventario, quindi. Che per i problemi sopra esposti possono risultare lacunosi o, viceversa, ridondanti. Ma che possono danneggiarsi, per così dire, anche durante il passaggio dalla fase di raccolta dati a quella di riepilogo.
In sostanza, per esempio se si lavora con le tabelle Excel, perdita di dati nell’accorpamento dei fogli. Oppure quando dalle liste parziali si passano i dati a quella definitiva. E ancora, compatibilità tra software (per esempio se usate le app per la scansione articoli di cui abbiamo parlato prima).
Insomma, il report finale può risultare davvero lost-in-translation. Succede spesso anche in altre attività e sembra, più di frequente proprio quando si fa ricorso alla tecnologia. Questo magari perché ci si affida a soluzioni parziali, che coprono un determinato ambito, senza pensare al quadro generale.
In soldoni, capita che si adotti un software ultrasofisticato per gestire il magazzino ma che poi questo non comunichi bene con l’apparato per contabilità e vendite. Il risultato? I cosiddetti colli di bottiglia, per usare un’espressione cara al mondo IT. Si ha cioè una gestione commerciale diseguale, un passaggio poco fluido delle informazioni e, di conseguenza, una limitata capacità di analisi e pianificazione.
Alcuni errori comuni degli inventari di negozio, insomma, sono spia di un approccio generale che è bene correggere. Quello cioè che considera i differenti ambiti della gestione di un’attività commerciale singolarmente invece che in modo integrato. Una soluzione completa per il negozio, che copra tutte le aree operative, permette invece un notevole risparmio di tempo e risorse.
Senza contare che i software gestionali di nuova generazione gestiscono stock e movimentazione merce in maniera molto più puntuale. Quindi? Il magazzino è aggiornato a ogni operazione (anche per articoli in arrivo, consegna o vendita dei prodotti online). I dati corrispondenti vengono riallineati all’istante e il nostro inventario è praticamente bello e pronto.
Non è più facile, così?
La gestione dell’inventario con i moduli del software Etos
Vedi anche:
11 consigli per la gestione magazzino e l’inventario del negozio | Come fare l’inventario di fine anno per il tuo negozio di abbigliamento
